Checklist persiapan apotek baru

Jika Anda sebagai (PSA) adalah seorang apoteker, apotek Anda bisa berbentuk usaha perorangan. Jika Anda bukan apoteker, Anda bisa memilih badan usaha PT Perorangan, PT Biasa, Yayasan, atau Koperasi.

Pastikan apotek Anda telah taat pajak dari awal. PBF juga biasanya meminta NPWP Pemilik Apotek (individu/badan) sebagai syarat pembelian. Selengkapnya, Anda bisa baca Buku Saku Perpajakan yang bisa Anda unduh di website Farmacare.

Jika Anda menyewa bangunan untuk apotek, kontrak sewa tidak hanya memberikan kepastian usaha, tetapi juga merupakan dokumen wajib yang dibutuhkan saat mengurus izin apotek.

Jika apotek dimiliki lebih dari satu orang, pastikan hak dan kewajiban masing-masing pemilik tertulis dengan jelas. Hal ini penting untuk menghindari konflik yang bisa berujung pada bubarnya apotek. Selengkapnya, Anda bisa baca Buku Saku Kerjasama Pemilik Apotek yang bisa Anda unduh di website Farmacare.

Jika Pemilik Sarana Apotek tidak merangkap sebagai Apoteker Penanggung Jawab, maka peraturan perizinan maupun juga IAI (Ikatan Apoteker Indonesia) mewajibkan adanya perjanjian kerja sama yang bersifat formal.

Pastikan logo, nama, dan tipografi apotek Anda belum terdaftar sebagai Hak Kekayaan Intelektual (HAKI) milik pihak lain. Saat apotek berkembang, kami sangat menyarankan untuk mendaftarkan nama apotek sebagai merek dagang untuk melindungi dari penjiplakan oleh kompetitor.

Apotek perlu memiliki SIA (Surat Izin Apotek) yang diperpanjang tiap 5 tahun. Demikian pula Apoteker & TTK masing-masing perlu memiliki SIPA & SIPTTK. Selengkapnya, silakan unduh & baca Buku Saku Perizinan Lengkap Farmacare. Buku Saku ini juga berisi template semua dokumen yang dibutuhkan untuk mengurus perizinan.

SIMONA = Sistem Informasi Monitoring dan Pembinaan Fasilitas Pelayanan Kefarmasian. SIPNAP = Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika. SATUSEHAT saat ini diperlukan jika ada dokter yang berpraktek di apotek.

Hal ini sudah diatur dengan jelas di Permenkes.

Untuk memantau operasional apotek, selain menggunakan aplikasi manajemen apotek yang andal, Anda juga perlu memasang CCTV yang menyorot ke titik-titik strategis (seperti etalase, gudang, dan laci kasir). Dengan data dari aplikasi dibantu rekaman CCTV, penelusuran selisih stok dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Pilih PC/Laptop yang awet dan andal, namun tidak perlu dengan spesifikasi terlalu tinggi karena aplikasi manajemen apotek Farmacare berbasis online. Untuk informasi spesifikasi lebih detail, Anda dapat merujuk pada halaman FAQ Farmacare.

Printer diperlukan untuk mencetak laporan-laporan bulanan atau unduhan kartu stok apotek jika diperlukan oleh BPOM.

Printer ini dibutuhkan untuk mencetak struk untuk pelanggan maupun untuk mencetak kode QRIS dinamis untuk pembayaran. Untuk informasi spesifikasi lebih detail, Anda dapat merujuk pada halaman FAQ Farmacare.

Di Farmacare, spesifikasi printer etiket sama dengan printer struk. Bedanya, Anda harus menggunakan kertas stiker khusus untuk etiket, bukan roll kertas biasa.

Di Farmacare, Anda bisa menggunakan semua merek scanner yang mendukung pemindaian barcode dua dimensi (disebut juga QR Code).

Suhu penyimpanan obat di apotek idealnya berada dalam rentang 15°C hingga 25°C, atau yang dikenal sebagai suhu ruang terkendali, menurut standar yang berlaku dari Kementerian Kesehatan. Beberapa obat mungkin memerlukan suhu yang lebih rendah, seperti obat yang disimpan dalam lemari pendingin pada suhu 2°C hingga 8°C.

Bisa berupa brosur, poster, kalender, atau apapun yang bersifat informatif dan edukatif agar pelanggan apotek betah menunggu jika ada jeda pelayanan.

Form Surat Pesanan sudah tidak diperlukan lagi dengan adanya aturan dari BPOM mengenai SP elektronik dan fitur SP otomatis di Farmacare. Akan tetapi, Farmacare menyediakan template SP yang bisa diunduh jika dibutuhkan.

Kartu Stok fisik sudah tidak diperlukan lagi dengan adanya fitur unduh Kartu Stok di Farmacare.

Walaupun dirancang untuk tetap dapat diakses saat koneksi putus/lambat, aplikasi Farmacare akan dapat berfungsi optimal dengan jaringan internet yang stabil.

Untuk mempermudah layanan, gunakan satu HP khusus untuk apotek. HP ini berfungsi untuk berkomunikasi dengan kurir dan mengelola pesanan dari platform daring seperti Shopee dan GrabExpress.

Dengan WA Bisnis, apotek dapat membuat profil bisnis dengan verifikasi centang hijau, katalog, mengatur balasan pesan otomatis, memberi label pelanggan, dan melihat statistik jumlah pesan yang terkirim, diterima, dan dibaca pelanggan.

Beberapa layanan daring mensyaratkan no HP dan/atau email untuk pendaftaran.

Dalam proses rekrutmen, kombinasikan pegawai berpengalaman dengan yang masih fresh graduate. Aspek kejujuran adalah hal yang paling utama. Selain itu, pastikan mereka berkomitmen secara tertulis untuk menghindari aktivitas berisiko seperti judi online (judol) dan pinjaman online ilegal (pinjol ilegal).

Diperlukan untuk pendaftaran masing-masing pegawai di aplikasi Farmacare.

SOP bisa disesuaikan dengan prosedur yang telah disiapkan di fitur shift dari aplikasi Farmacare.

Secara sistem, SOP Buka & Tutup Apotek sangat mirip dengan SOP Pergantian Shift. Yang perlu ditambahkan adalah aspek-aspek di luar sistem seperti kebersihan dan keamanan serta pengelolaan kunci toko & uang kas.

Setiap pegawai apotek bisa diikutkan dalam training rutin Farmacare yang jadwalnya tersedia beberapa kali dalam seminggu.

Aspek-aspek yang perlu diatur secara eksplisit agar minim kesalahan: (a) Prosedur cek fisik (kondisi barang, serta ED), (b) Lokasi penyimpanan barang baru datang, (c) Prosedur input foto faktur ke aplikasi Farmacare, dan (d) Mekanisme penyimpanan dan pengarsipan faktur fisik.

SOP bisa disesuaikan dengan prosedur yang telah disiapkan di fitur mutasi dari aplikasi Farmacare.

Kebanyakan apotek menetapkan jadwal shift pegawai di awal bulan. Jangan lupa buat aturan yang jelas agar pegawai tidak meminta pertukaran jadwal secara mendadak tanpa alasan yang jelas.

Rancang prosedur stok opname (SO) yang efisien dan gunakan aplikasi yang memungkinkannya dilakukan dengan cepat, akurat, dan tanpa perlu menutup toko.

Telusuri penyebab selisih dengan menganalisis hasil stok opname, riwayat stok (dari transaksi kasir dan faktur), dan rekaman CCTV sebagai sumber informasi.

Jangan pernah berpikir kalau apotek baru tidak akan segera kena masalah barang ED atau menjelang ED. Cukup banyak barang apotek yang memang masa EDnya ada dalam hitungan bulan.

Tetapkan target penjualan, baik individu maupun kolektif, untuk semua pegawai. Namun, pastikan mereka terlebih dahulu memiliki standar pelayanan yang baik agar fokus tidak hanya pada insentif, tetapi juga pada kualitas layanan.

Aturan yang tegas diperlukan bahkan sebelum apotek buka untuk memastikan setiap pelanggaran (terlambat, absen tanpa alasan, tidak input transaksi, apalagi pencurian barang) memiliki konsekuensinya.

Cari dokter atau klinik dengan profil yang sesuai. Pelajari buku saku 'Kerjasama Apotek dengan Klinik/Dokter' untuk mengetahui cara memilih dokter yang berpotensi memiliki banyak resep.

Jika apotek Anda tidak berlokasi di jalan utama, jangan lupa untuk memasang petunjuk arah di pinggir jalan utama.

Facebook, Instagram, TikTok, atau yang lain sesuai segmen demografi pelanggan.

Jadwalkan update berkala sehingga akun medsos tidak terlihat sepi.

Linktree adalah alat yang efektif untuk mempermudah pelanggan menghubungi apotek. Aplikasi ini mengarahkan mereka dari media sosial atau Google Maps langsung ke nomor telepon, WhatsApp, dan katalog produk Anda.

Jika perlu, berikan voucher/gimmick pada pelanggan yang bersedia mengisi review 5 bintang.

Gunakan buku saku “Panduan Swamedikasi” yang diterbitkan oleh Farmacare sebagai salah satu acuan untuk mengetahui produk obat bebas, suplemen, dan obat herbal yang berpotensi laris di apotek Anda.

Buatlah persepsi agar pelanggan merasa harga apotek terjangkau, namun tetap menjaga margin keuntungan yang sehat bagi bisnis. Topik ini pernah dibahas di webinar Farmacare di awal 2025.

Untuk membangun hubungan baik dan mempermudah layanan, catat nama setiap pelanggan, terutama yang membeli obat dan suplemen yang bersifat rutin.

Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) memiliki kewenangan lebih dalam memberikan saran produk swamedikasi. Oleh karena itu, pastikan pelanggan Anda mengetahui jadwal kehadiran mereka, agar mereka bisa datang pada waktu yang tepat untuk mendapatkan konsultasi.

Penyediaan metode pembayaran tergantung pada preferensi pelanggan. Jika mereka sering membayar dengan kartu kredit/debit, pastikan apotek Anda memiliki mesin EDC dari bank.

Seringkali pelanggan ingin mengembalikan obat yang salah dibeli. Untuk menghindari masalah, tetapkan aturan retur yang ketat. Periksa batas waktu, kondisi fisik obat, nomor batch/ED untuk memastikan keaslian, dan struk pembayaran. Pastikan juga sistem kasir Anda dapat mencatat retur dengan akurat.

Berisi etika dasar, seperti memberikan salam, senyum, dan ucapan terima kasih. Aspek ini sangat penting namun sering diabaikan, khususnya saat apotek sedang sibuk.

Menurut data dari rumah sakit di Inggris, terjadi 6,5 kesalahan dalam setiap 100 resep. Hal ini sering disebabkan oleh sulitnya membaca tulisan dokter, nama obat yang mirip, atau lupa mengecek riwayat alergi pasien. Untuk mencegah kesalahan ini, buatlah SOP yang jelas dan diskusikan bersama Apoteker di apotek Anda.

Susun panduan agar pegawai bisa merekomendasikan produk atau suplemen dengan keuntungan yang lebih baik. Namun, yang terpenting, pastikan tawaran tersebut memang bermanfaat dan tepat untuk kondisi pelanggan. Gunakan fitur 'Pencarian dengan Komposisi' pada aplikasi jika ingin memverifikasi bahwa komposisi obat atau produk yang ditawarkan memang sama.

Produk dengan masa kadaluarsa dekat masih boleh dijual, dengan syarat apotek memastikan bahwa pelanggan akan segera menghabiskannya.

Sebagian besar apotek mengalami jam sibuk antara pukul 18.00 hingga 20.00. Untuk memastikan semua pelanggan terlayani dengan baik, fungsikan semua pegawai sebagai kasir dengan menggunakan perangkat tambahan di luar komputer utama.

Jika apotek Anda memiliki beragam tipe pelanggan, Anda bisa menetapkan harga jual yang berbeda untuk setiap barang sesuai dengan jumlah transaksi, cara pembayaran, daya beli, atau kriteria lainnya.

Pisahkan penetapan harga per strip dan per butir untuk memastikan keuntungan apotek tetap optimal, bahkan untuk transaksi dalam jumlah kecil.

Buat paket beberapa barang sekaligus seperti “paket travel” atau “paket flu” untuk bisa menjual lebih banyak produk yang dibutuhkan pelanggan Anda.

Ingatkan pelanggan yang membeli obat rutin (seperti untuk diabetes, asam urat, dan hipertensi) untuk menjadwalkan kunjungan kembali ke dokter dan ke apotek.

Hindari risiko salah input dengan QRIS statis dan kerumitan rekonsiliasi dengan mesin EDC bank. Gunakan fasilitas QRIS dari Farmacare sebagai solusi pembayaran yang lebih efisien.

Gunakan rekening bank terpisah khusus untuk apotek dan catat saldo rekening tersebut di fitur neraca di aplikasi Farmacare. Dengan demikian, Anda akan tahu persis apakah apotek Anda sudah sehat secara keuangan atau belum.

Sebagai solusi sementara sebelum melakukan setoran ke bank.

Selisih uang tunai di laci kas dengan catatan sistem sering terjadi. Jika selisihnya cukup besar, cocokkan data dengan hasil Stock Opname untuk menelusuri penyebabnya.

Faktur fisik tetap penting untuk diarsipkan, terutama untuk PBF yang masih menggunakannya sebagai dasar pembayaran. Untuk menghindari kebingungan saat penagihan, pastikan penyimpanan faktur fisik dan konsinyasi dipisahkan.

Tetapkan jadwal pembayaran ke PBF di hari/jam tertentu supaya Anda dan pegawai bisa tetap fokus melayani pelanggan dan tidak setiap saat terdistraksi oleh urusan pembayaran.

Hindari kerumitan pembayaran ke banyak PBF dengan menggunakan sistem yang memungkinkan satu kali pembayaran. Sistem ini akan secara otomatis mendistribusikan dan mengirim notifikasi pembayaran ke setiap PBF.

Untuk pelanggan yang diberikan tempo pembayaran, pastikan Anda secara rutin memeriksa status pembayaran mereka.

Cek secara berkala di sistem apakah ada barang yang menjelang ED. Walaupun apotek Anda belum lama berdiri, tapi ada lho barang-barang tertentu yang ED-nya di bawah 12 bulan yang Anda mesti waspadai.

Untuk barang yang tidak laku lebih dari 3 bulan, pertimbangkan untuk menjualnya dalam paket bundling atau memberikan diskon khusus. Biaya penyimpanan dan risiko ED atau kehilangan bisa lebih besar daripada keuntungannya.

Selalu pastikan tidak ada barang yang marginnya terlalu kecil (di bawah 10%) atau terlalu besar (di atas 35%).

Pencatatan pengeluaran operasional (seperti gaji, internet, dan listrik) dan pemasukan non-barang (seperti sewa lapak atau spanduk) sebaiknya dipisahkan dari pencatatan pemasukan dan pengeluaran dari perputaran stok farmasi.

Untuk mengatasi tantangan pemantauan dan perbandingan promo harga pada price list fisik PBF, disarankan menggunakan sistem yang mampu menampilkan ragam promo dari berbagai PBF secara terpadu.

Proses pengadaan bisa manual atau sepenuhnya otomatis, mulai dari pemesanan dan Surat Pesanan (SP) digital, hingga penerimaan barang yang langsung memperbarui jumlah stok.

Saat apotek telah mencapai stabilitas dan pertumbuhan yang mapan serta membutuhkan tambahan modal kerja, Anda dapat mengakses beragam opsi pembiayaan yang terintegrasi langsung dengan sistem.

Jadwalkan pertemuan berkala untuk meninjau kemajuan apotek bersama para pemilik. Selain itu, adakan juga sesi terbatas dengan seluruh karyawan untuk mendapatkan masukan.